SEI/CJF - 0446966

JUSTIÇA FEDERAL

CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL

Dispõe sobre as etapas do planejamento das contratações de bens e serviços fundamentadas por meio da Lei n. 14.133, de 1º de abril de 2021, no âmbito do Conselho da Justiça Federal.

A PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e regimentais, tendo em vista o que consta no Processo SEI n. 0001905-58.2022.4.90.8000, e

CONSIDERANDO o disposto na Lei n. 14.133, de 1º de abril de 2021, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ n. 347, de 13 de outubro de 2020, que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ n. 468, de 15 de julho de 2022, que dispõe sobre as diretrizes para as contratações de solução de Tecnologia da Informação e Comunicação pelos órgãos submetidos ao controle administrativo e financeiro do CNJ;

CONSIDERANDO o Decreto n. 9.507, de 21 de setembro de 2018, que dispõe sobre a execução indireta, mediante contratação, de serviços da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e das empresas públicas e das sociedades de economia mista controladas pela União;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa n. 5, de 25 de maio de 2017, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, que dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa n. 65, de 7 de julho de 2021, do Ministério da Economia, que dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO o Decreto n. 7.983, de 8 de abril de 2013, que estabelece regras e critérios para elaboração do orçamento de referência de obras e serviços de engenharia;

CONSIDERANDO as boas práticas no âmbito da Administração Pública de forma a ajustar o planejamento das contratações de bens e serviços do Conselho da Justiça Federal, pretendendo-se elevar o nível de governança das contratações do Órgão,

Art. 1º Estabelecer regras a serem observadas no planejamento das contratações de bens e serviços no âmbito do Conselho da Justiça Federal – CJF.

Parágrafo único. O nível de detalhamento de informações para instruir o planejamento das contratações deverá considerar a análise de riscos do objeto contratado.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, serão adotadas as definições estabelecidas na Lei n. 14.133/2021, em especial as previstas nos incisos X, XI, XII, XIII, XIV, XV, XVI, XVII, XX, XXIII, XXIV, XXV, XXVI, XXVIII, XXIX, XXX, XXXI, XXXII, XXXIII e XXXIV, todos do art. 6º da referida lei, bem como as seguintes:

I – análise de riscos: documento que consolida os processos desempenhados para identificar, avaliar, tratar, administrar e controlar potenciais eventos negativos ou situações que possam comprometer o alcance dos objetivos da organização;

III – conta vinculada: aberta pela Administração em nome da empresa contratada, destinada exclusivamente ao pagamento de obrigações trabalhistas e previdenciárias em contratação de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra;

IV ‒ Documento de Formalização de Demanda ‒ DFD: fundamenta o Plano de Contratações Anual ‒ PCA, em que a área demandante evidencia e detalha a necessidade da contratação para o exercício subsequente ao de sua elaboração;

V ‒ Documento de Oficialização da Demanda ‒ DOD: inicia a contratação no respectivo exercício financeiro, correlacionando-a com o PCA vigente;

VI ‒ Equipe de Planejamento da Contratação ‒ EPC: constituída por servidoras e/ou servidores, formada por integrantes demandantes, técnicos e administrativos, e responsável pela elaboração dos artefatos do planejamento da contratação;

VII – fato gerador: situação de fato ou conjunto de fatos definidos em lei ou no contrato como necessários e suficientes à sua materialização, gerando a obrigação de pagamento do contratante à contratada;

VIII – Plano de Contratações Anual ‒ PCA: instrumento que consolida as demandas que o CJF planeja contratar no exercício subsequente ao de sua elaboração;

IX ‒ plano de tratamento de riscos do macroprocesso de contratações: instrumento de governança das contratações que prevê as ações a serem implementadas para reduzir a probabilidade e o impacto dos riscos que podem afetar negativamente as etapas de planejamento de cada uma das contratações, de seleção dos fornecedores e de gestão dos contratos.

Art. 3º As aquisições e contratações de serviços de que trata esta Portaria, na fase de planejamento da contratação, incluindo-se naquelas os casos de dispensa e de inexigibilidade de licitação, devem ser realizadas observando-se as seguintes etapas:

§ 1º Após anexar os documentos, a unidade demandante deverá preencher a lista de verificação, conforme modelo disponível no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

§ 2º As etapas previstas nos incisos II e III do caput deste artigo poderão ser dispensadas quando se tratar de:

I – contratações cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 75 da Lei n. 14.133/2021 e respectivas atualizações;

II – contratações previstas nos incisos III, VII e VIII do art. 75 e no § 7º do art. 90 da Lei n. 14.133/2021.

§ 3º Para serviços de mesma natureza, semelhança ou afinidade, podem ser elaborados estudos técnicos preliminares e análise de riscos comuns, mediante justificativa pela unidade demandante.

§ 4º O termo de referência poderá ser substituído por requerimento específico de demandante nos casos de participação de servidoras e servidores do CJF em ações educacionais externas, com submissão posterior à autoridade administrativa competente, para deliberação, conforme disposto na Portaria CJF n. 316/2013.

§ 5º Nas ações de capacitação internas, o projeto pedagógico equivale à etapa do inciso V do caput deste artigo.

Art. 4º O processo de contratação deverá ser instruído, inicialmente, com o DOD, a ser elaborado pelo setor demandante da contratação, contendo, no mínimo:

I – justificativa da necessidade da contratação, considerando o Planejamento Estratégico do CJF;

II – demonstração da previsão da contratação no PCA, de modo a indicar o seu alinhamento com o planejamento da Administração;

IV – indicação de servidoras ou servidores para compor a equipe que elaborará o estudo técnico preliminar, a análise de riscos, a pesquisa de preços e o termo de referência ou projeto básico;

§ 1º Caso a demanda indicada no DOD não esteja prevista no plano de contratações anual, o setor demandante deverá anexar o DFD no processo administrativo relativo ao PCA, para deliberação do Secretário-Geral acerca de sua inclusão naquele instrumento, com vistas à continuidade do pleito.

§ 2º A deliberação a que se refere o § 1º deste artigo condiciona-se necessariamente à prévia manifestação da Secretaria de Administração acerca da capacidade de internalização da demanda proposta, bem como da Secretaria de Tecnologia da Informação, quando envolver bens ou serviços de solução de TIC.

Art. 5º O DOD elaborado pelo setor demandante será enviado à Diretoria Executiva de Administração e de Gestão de Pessoas do Conselho da Justiça Federal, para análise, deliberação e designação formal da servidora ou do servidor responsável ou da EPC.

Parágrafo único. O DOD que formalizar uma contratação de bens ou serviços de solução de TI será enviado pela unidade demandante diretamente à Secretaria de Tecnologia da Informação para prosseguimento da solicitação.

Art. 6º A Diretoria Executiva de Administração e de Gestão de Pessoas designará formalmente a servidora ou o servidor responsável pelo planejamento da contratação ou a Equipe de Planejamento da Contratação ‒ EPC e seus respectivos suplentes.

§ 1º A EPC ou a servidora ou o servidor designado reunirá as competências profissionais necessárias à completa execução das etapas de planejamento da contratação, excetuada a etapa disposta no inciso VI do caput do art. 3º desta Portaria.

§ 2º Antes de formalizada sua designação, a servidora ou o servidor responsável ou os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação terão ciência expressa da indicação e das suas respectivas atribuições por meio da assinatura do DOD.

§ 3º Os integrantes da EPC poderão ser os mesmos que participarão da gestão do contrato.

§ 4º A EPC será automaticamente desconstituída por ocasião da assinatura do contrato ou instrumento equivalente.

§ 5º A EPC será composta pelos integrantes demandante, técnico e administrativo, quando couber, e seus respectivos suplentes.

§ 6º Os integrantes administrativos de que trata o § 5º deste artigo serão previamente indicados pelo titular da Secretaria de Administração.

I – acompanhar, apoiar e/ou realizar, quando necessário, todas as atividades da fase de planejamento da contratação;

II – manter registro histórico dos fatos relevantes ocorridos e dos documentos gerados e/ou recebidos;

Parágrafo único. Os integrantes da EPC realizarão as atividades conjuntamente durante a fase de planejamento da contratação, com o objetivo de evitar retrabalho na elaboração dos artefatos de contratação.

Art. 8º O documento que materializa o estudo técnico preliminar conterá, quando couber, os seguintes elementos, conforme modelo adotado no CJF:

II – descrição da necessidade da contratação, considerando o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público;

IV – estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, que considerem interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala;

V – levantamento de mercado, que consiste em análise das alternativas possíveis, e justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução a contratar;

VI – estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;

VII – descrição da solução como um todo, inclusive das exigências relacionadas à manutenção e à assistência técnica, quando for o caso;

IX – demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;

X – providências a serem adotadas pela Administração previamente à celebração do contrato, inclusive quanto à adequação do ambiente do órgão e à capacitação de servidoras e servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual;

XII – descrição de possíveis impactos ambientais e respectivas medidas mitigadoras;

XIII – posicionamento conclusivo sobre a adequação e viabilidade da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina.

§ 1º O estudo técnico preliminar deverá conter ao menos o disposto nos incisos I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII e XIV do caput deste artigo e, quando não contemplar os elementos previstos nos demais incisos, a EPC ou a servidora designada ou o servidor designado deverá apresentar as devidas justificativas da inaplicabilidade destes.

§ 2º Em se tratando de estudo técnico preliminar para contratação de obras e serviços comuns de engenharia, se demonstrada a inexistência de prejuízo para a aferição dos padrões de desempenho e qualidade almejados, a especificação do objeto poderá ser realizada apenas em termo de referência ou em projeto básico, dispensada a elaboração de projetos.

§ 3º Nas licitações de obras e serviços de engenharia e arquitetura, sempre que adequada ao objeto da licitação, será preferencialmente adotada a Modelagem da Informação da Construção (Building Information Modelling – BIM) ou tecnologias e processos integrados similares ou mais avançados que venham a substituí-la.

§ 4º Para definição do requisito disposto no inciso XIII do caput deste artigo, a área demandante deverá encaminhar o processo à unidade socioambiental do CJF para análise dos requisitos de sustentabilidade inerentes ao objeto da demanda pretendida.

Art. 9º A análise de riscos é documento constituído a partir da identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do planejamento, gestão e execução contratuais, conforme modelo adotado no CJF.

§ 1º A responsabilidade pela elaboração da análise de riscos compete à EPC ou à servidora designada ou ao servidor designado, devendo abranger as etapas previstas neste artigo.

§ 2º Para tratamento dos riscos, previsto no inciso III do caput deste artigo, nas contratações de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, poderão ser adotadas as medidas previstas no art. 121, § 3º, da Lei n. 14.133/2021.

Art. 10. A análise de riscos deverá ser atualizada e juntada aos autos do processo de contratação pela EPC ou pela servidora designada ou pelo servidor designado antes da assinatura do contrato ou instrumento equivalente, observando o disposto na Política de Gestão de Riscos do Conselho e da Justiça Federal, instituída pela Resolução n. CJF-RES-2017/00447, de 7 de junho de 2017, no Manual de Gerenciamento de Riscos do Conselho da Justiça Federal e no Plano de Tratamento de Riscos do Macroprocesso de Contratações do Conselho da Justiça Federal.

Parágrafo único. Os riscos indicados na análise de riscos serão somente os específicos do objeto a ser contratado, de modo a evitar a repetição dos riscos gerais e abstratos disciplinados no Plano de Tratamento de Riscos do Macroprocesso de Contratações.

Art. 11. O valor estimado da contratação será definido a partir de pesquisa de preços formalizada no respectivo processo, com o fim de demonstrar a compatibilidade com os valores praticados pelo mercado, além de subsidiar a escolha dos parâmetros e métodos utilizados para obtenção do preço estimado.

§ 1º Para a realização da pesquisa de preços de que trata este artigo, a unidade demandante deverá observar o que dispõe o art. 23, § 1º, da Lei n. 14.133, de 1º de abril de 2021, bem como a Instrução Normativa ME n. 65, de 7 de julho de 2021.

§ 2º Para a elaboração do orçamento de referência de obras e serviços de engenharia, serão adotadas as regras e critérios definidos no Decreto n. 7.983, de 8 de abril de 2013.

Art. 12. O termo de referência será elaborado a partir do estudo técnico preliminar, da análise de riscos e da pesquisa de preços e conterá os seguintes elementos, conforme modelo de documento adotado no CJF:

a) descrição da solução por completo, considerado todo o ciclo de vida do objeto;

b) quantidades e unidades de medida utilizadas para o serviço ou produto a ser contratado;

c) natureza do bem ou serviço e, em caso de serviços ou fornecimentos contínuos, justificativa que demonstre sua essencialidade e habitualidade;

II – fundamentação da contratação, que consiste na referência ao estudo técnico preliminar correspondente, com indicação expressa dos seguintes requisitos:

c) a motivação para dispensar a divulgação da intenção de registro de preços – IRP, nos casos em que se fizer a opção pela licitação para registro de preços;

d) a justificativa da necessidade de apresentação de amostras, exame de conformidade ou prova de conceito, com indicação dos critérios objetivos para aceitação;

e) a manifestação sobre a eventual inaplicabilidade do tratamento diferenciado e favorecido dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte, nas hipóteses do art. 10 do Decreto n. 8.538, de 6 de outubro de 2015;

f) a adoção ou não da margem de preferência de que trata o art. 26 da Lei n. 14.133/2021, com as devidas justificativas;

g) as exigências, devidamente justificadas, quanto às qualificações técnico-operacional, técnico-profissional e econômico-financeira;

h) a justificativa técnica da necessidade de realização de vistoria prévia, conforme o caso, bem como os procedimentos pertinentes;

i) a informação quanto à participação de consórcios ou de cooperativas, com a respectiva justificativa, em qualquer hipótese;

IV – prazo de vigência do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação, acompanhada da devida justificativa;

V – valor estimado da contratação, especificando os preços unitários e valores máximo global e mensal, conforme o caso;

VI – possibilidade de reajustamento em sentido estrito, quando não houver regime de dedicação exclusiva de mão de obra ou predominância de mão de obra, com previsão do índice a ser adotado;

VII – possibilidade de repactuação, quando houver regime de dedicação exclusiva de mão de obra ou predominância de mão de obra, mediante demonstração analítica da variação dos custos;

a) dinâmica de execução do objeto, com definição de prazos específicos, quando pertinente;

h) justificativa da possibilidade ou não de subcontratação de partes do objeto, se for o caso, com expressa designação das partes específicas do objeto passíveis de subcontratação e dos respectivos limites;

XI – sanções administrativas no caso de descumprimento contratual, observando os princípios da razoabilidade e da proporcionalidade;

XII – informação quanto à exigência da prestação de garantia, nos termos do art. 96 da Lei n. 14.133/2021;

XIII – critérios de sustentabilidade, definidos de acordo com o § 4º do art. 8º desta Portaria;

XIV – adequação orçamentária, com indicação expressa de que a demanda está contida na previsão orçamentária do CJF para o respectivo exercício financeiro;

§ 1º Para comprovação do valor estimado da contratação, o setor demandante anexará os seguintes documentos ao processo:

I – mapa comparativo de preços e documentos que lhe dão suporte, conforme critérios indicados no art. 11 desta Portaria;

II – planilha de custos e formação de preços, nos casos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, contendo:

b) indicação do acordo, convenção coletiva de trabalho ou sentença normativa proferida em dissídio coletivo ou lei que subsidia os valores atinentes aos insumos de mão de obra, quando for o caso;

§ 2º Quando o critério para julgamento das propostas adotado for o de técnica e preço, deverá a área demandante apresentar a devida justificativa, além dos parâmetros e condições a serem utilizados.

Art. 13. O projeto básico será elaborado com base nas indicações do estudo técnico preliminar, da análise de riscos e da pesquisa de preços e conterá, além dos requisitos descritos no art. 12 desta Portaria, os seguintes elementos, conforme modelo de documento adotado no CJF:

I – levantamentos topográficos e cadastrais, sondagens e ensaios geotécnicos, ensaios e análises laboratoriais, estudos socioambientais e demais dados e levantamentos necessários para execução da solução escolhida;

II – soluções técnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a evitar, por ocasião da elaboração do projeto executivo e da realização das obras e montagem, a necessidade de reformulações ou variantes quanto à qualidade, ao preço e ao prazo inicialmente definidos;

III – identificação dos tipos de serviços a serem executados e dos materiais e equipamentos a serem incorporados à obra, bem como das suas especificações, de modo a assegurar os melhores resultados para o empreendimento e a segurança executiva na utilização do objeto, tendo em vista o seu destino, considerados os riscos e os perigos identificáveis, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução;

IV – informações que possibilitem o estudo e a definição de métodos construtivos, de instalações provisórias e de condições organizacionais para a obra, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução;

V – subsídios para a montagem do plano de licitação e gestão da obra, compreendida a sua programação, a estratégia de suprimentos, as normas de fiscalização e outros dados necessários em cada caso;

VI – orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliados, obrigatório exclusivamente para os regimes de empreitada por preço unitário, empreitada por preço global, empreitada integral, contratação por tarefa e fornecimento e prestação de serviço associado.

§ 1º É dispensada a elaboração de projeto básico nos casos de contratação integrada, hipótese em que deverá ser elaborado anteprojeto, observados os seguintes requisitos:

I – demonstração e justificativa do programa de necessidades, avaliação de demanda do público-alvo, motivação técnico-econômico-social do empreendimento, visão global dos investimentos e definições relacionadas ao nível de serviço desejado;

IV – estética do projeto arquitetônico, traçado geométrico e/ou projeto da área de influência, quando cabível;

V – parâmetros de adequação ao interesse público, de economia na utilização, de facilidade na execução, de impacto ambiental e de acessibilidade;

VII – projetos anteriores ou estudos preliminares que embasaram a concepção proposta;

X – memorial descritivo dos elementos da edificação, dos componentes construtivos e dos materiais de construção, de forma a estabelecer padrões mínimos para a contratação;

§ 2º Na contratação integrada, após a elaboração do projeto básico pelo contratado, o conjunto de desenhos, especificações, memoriais e cronograma físico-financeiro deverá ser submetido à aprovação da EPC, da gestora ou do gestor da unidade demandante e da unidade de administração, que avaliarão a adequação em relação aos parâmetros definidos no edital e conformidade com as normas técnicas, vedadas alterações que reduzam a qualidade ou a vida útil do empreendimento e mantida a responsabilidade integral do contratado pelos riscos associados ao projeto básico.

§ 3º Na contratação semi-integrada, mediante prévia autorização da Administração, o projeto básico elaborado pela EPC poderá ser alterado, desde que o projeto executivo contratado demonstre superioridade de inovações propostas pelo contratado em termos de redução de custos, de aumento da qualidade, de redução do prazo de execução ou de facilidade de manutenção ou operação, assumindo o contratado a responsabilidade integral pelos riscos associados à alteração do projeto básico.

Art. 14. Os documentos que compõem a fase de planejamento da contratação serão parte integrante do processo administrativo da contratação e devem ser elaborados pela Equipe de Planejamento da Contratação ou servidora designada ou servidor designado, excetuada a etapa disposta no inciso VI do caput do art. 3º desta Portaria.

§ 1º A aprovação do termo de referência ou projeto básico condiciona-se necessariamente à análise prévia dos requisitos administrativos pela Secretaria de Administração.

§ 2º Somente após a manifestação formal da Secretaria de Administração de que o termo de referência ou projeto básico contém todos os requisitos administrativos necessários e suficientes ao prosseguimento da instrução processual, o processo de contratação será devolvido à unidade demandante, para aprovação do termo de referência ou projeto básico pela autoridade administrativa competente.

§ 3º A aprovação de que tratam os §§ 1º e 2º deste artigo deverá ocorrer com antecedência mínima de 100 dias da data em que deve ser iniciada a aquisição ou prestação dos serviços fixada no PCA.

§ 4º Nas contratações de bens e serviços de solução de tecnologia da informação e comunicação, fica dispensada a etapa disposta no § 2º deste artigo.

Art. 15. Quando não forem utilizados os modelos de artefatos do SEI ou utilizados com alterações, deverão ser apresentadas as devidas justificativas, anexando-as aos autos, com exceção dos artefatos de soluções de TIC, que adotam os modelos do Guia de Contratações de TIC do Poder Judiciário.

Art. 16. A adoção de procedimentos diversos dos previstos nesta Portaria deverá ser devidamente justificada e previamente autorizada pela Diretoria Executiva de Administração e de Gestão de Pessoas.

Autenticado eletronicamente por Ministra MARIA THEREZA DE ASSIS MOURA, Presidente do Conselho da Justiça Federal, em 30/05/2023, às 12:40, conforme art. 1º, §2º, III, b, da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.cjf.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 informando o código verificador 0446966 e o código CRC 2CC1655D.