JUSTIÇA FEDERAL

CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL
 

PORTARIA n. 277-CJF

Dispõe sobre a institucionalização do processo de trabalho "Gerenciamento de Ativos de Microinformática” no âmbito do Conselho da Justiça Federal.

A SECRETÁRIA-GERAL DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL, no uso de suas atribuições legais, e tendo em vista o que consta no Processo n. 0001628-11.2020.4.90.8000,

CONSIDERANDO a implantação, pelo Conselho da Justiça Federal, de práticas que favorecem a governança e a gestão de Tecnologia da Informação;

CONSIDERANDO a importância de definição e padronização dos processos relativos ao gerenciamento de serviços de TI, a fim de prover e manter serviços e soluções de Tecnologia da Informação que viabilizem e priorizem o cumprimento da função institucional do CJF;

CONSIDERANDO a necessidade de atender às expectativas do órgão quanto à redução de riscos e implementação, com maior celeridade, dos serviços de TI providos pela Secretaria de Tecnologia da Informação - STI;

CONSIDERANDO os termos da Resolução CNJ n. 211, de 15 de dezembro de 2015, que instituiu a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD);

CONSIDERANDO os Acórdãos n. 1603/2008, n. 2308/2010, n. 2585/2012, n. 1200/2014 e n. 3051/2014, todos do Plenário do Tribunal de Contas da União, que recomendam a promoção de ações voltadas para a normatização e aperfeiçoamento dos processos de governança, gestão e uso de Tecnologia da Informação e comunicação;

CONSIDERANDO os principais frameworks e modelos de gestão, como Control Objectives for Information and Related Technology - COBIT, Information Technology Infrastructure Library - ITIL, ISO/IEC 20.000, seguidos pelas principais organizações e órgãos governamentais;

CONSIDERANDO as iniciativas estabelecidas no caderno de estratégia do Conselho da Justiça Federal pela Portaria n. CJF-POR-2018/00311, de 24 de agosto de 2018,

RESOLVE:

Art. 1º Institucionalizar, na forma do anexo, o processo de trabalho "Gerenciamento de Ativos de Microinformática do Conselho da Justiça Federal".

Art. 2º Designar o (a) chefe da Seção de Atendimento e Suporte ao Usuário e o seu substituto como gerente e gerente substituto, respectivamente, do processo de trabalho de que trata o art. 1º desta Portaria.

Art. 3º O processo de Gerenciamento de Ativos de Microinformática será revisto anualmente ou, quando necessário, em menor prazo, nos termos constantes do anexo, não ensejando necessariamente alteração desta Portaria.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Juíza Federal SIMONE DOS SANTOS LEMOS FERNANDES

Secretária-Geral do Conselho da Justiça Federal

ANEXO

PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE MICROINFORMÁTICA DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL

INSTRUÇÕES E PROCEDIMENTOS PARA O GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE MICROINFORMÁTICA

1. Descrição

Este documento apresenta os objetivos, as políticas, as regras, as atividades, os agentes de processo, as interfaces, as responsabilidades e os demais aspectos do processo de ativos de microinformática em vigor na Secretaria de Tecnologia da Informação ‒ STI do Conselho de Justiça Federal ‒ CJF .

2. Objetivo

Controlar o ambiente tecnológico e identificar, registrar, monitorar e auditar os ativos de microinformática de forma efetiva durante todo o seu ciclo de vida para garantir que os ativos suportem os requisitos de negócio e entreguem as informações consistentes para outros processos de gerenciamento de serviços.

3. Público-alvo

Agentes públicos lotados na STI do CJF.

4. Escopo

O gerenciamento de ativos de microinformática tem como escopo principal gerir todos os ativos ligados à Seção de Atendimento e Suporte ‒ SEATEN que, de alguma forma, contribuem para o fornecimento de serviços de Tecnologia da Informação ‒ TI por parte do CJF para os usuários em geral.

5. Não escopo

Não são descritos ou tratados ativos de TI sem relação com os serviços gerenciados pela SEATEN.

6. Documentos de referência

• ITIL® Service Transition – 2011 Edition;

• Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação da Justiça Federal 2015/2020 – PETI-JUS;

• Plano Diretor de Tecnologia da Informação do CJF – PDTI.

7. CONCEITOS E DEFINIÇÕES

• Atributos de Itens de Configuração ‒ IC

São informações registradas sobre uma característica de um item de configuração.

• Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração – CMDB

Conjunto de dados que compõem o Sistema de Gerenciamento de Configuração. Nele são registrados todos os itens de configuração e seus relacionamentos, com vistas a atender outros processos do gerenciamento de serviços.

• Biblioteca de Mídia Definitiva ‒ BMD

Uma ou mais localidades em que as versões definitivas e autorizadas de todos os itens de configuração de são armazenadas de maneira segura.

• Itens de Configuração – IC

Quaisquer componentes ou outros ativos de serviço que precisem ser gerenciados de forma a entregar um serviço de TI. Eles incluem, tipicamente, , prédios, pessoas e documentos formais, tais como: documentação de processos e acordos de nível de serviço.

• Linha de Base

É uma referência da situação dos atributos de um conjunto de itens de configuração em qualquer momento do ciclo de vida dos ativos, ou seja, diante de quaisquer alterações no ambiente de TI.

• Versão

Controle utilizado para identificar e registrar os valores dos atributos de um item de configuração.

8. Retorno e benefícios do processo

São benefícios e resultados esperados com a implantação e operacionalização do processo:

• fornecer informações precisas sobre ativos de microinformática;

• controlar efetivamente os itens de configuração gerenciados pela SEATEN;

• ajudar com o planejamento financeiro e despesas operacionais;

• contribuir para o planejamento da contingência e continuidade;

• suportar o gerenciamento de mudança melhorando sua previsão e seu planejamento;

• reduzir o uso de softwares não autorizados;

• apoiar o gerenciamento de problema e o gerenciamento de incidente com dados sobre ocorrências relacionadas aos ativos de microinformática.

9. Políticas do Processo

São intenções e/ou expectativas gerenciais documentadas formalmente. Utilizadas para direcionar decisões e garantir o desenvolvimento e a implantação consistente de processos, papéis e atividades refutando a execução de atividades não planejadas.

A seguir, são documentadas as políticas que orientam a execução do processo de gerenciamento de ativos de microinformática no âmbito do CJF:

9.1 POLÍTICA N. 1 – ESTABELECIMENTO DE UMA EQUIPE ESPECIALIZADA NO PROCESSO

Para garantir a execução efetiva do processo de gerenciamento de ativos de microinformática, deve haver uma equipe responsável, especializada e formada por profissionais qualificados. Essa atividade pode ser delegada a consultores e colaboradores terceirizados, conforme o interesse da administração. A equipe deve utilizar uma ferramenta de Gerenciamento de Serviços de TI ‒ GSTI para dar suporte ao processo.

9.1.1    Benefícios

• Garantir que o Sistema de Gerenciamento de Configuração e a Biblioteca de Mídia Definitiva sejam mantidos com informações que representem a realidade dos itens de configuração;

• Garantir a eficiência e efetividade do processo;

• Reduzir a carga das equipes operacionais em realizar um trabalho que não seja sua especialidade e competência.

9.1.2    Razão

• Garantir a fidelidade das informações dos ativos de microinformática, minimizando os riscos e impactos negativos para o negócio do CJF. A linha de base de configuração é fundamental no gerenciamento de serviços, pois é insumo para vários outros processos e precisa ser mantida com eficiência.

9.2 POLÍTICA N. 2 – GESTÃO DO CICLO DE VIDA E LINHA DE BASE DOS ATIVOS DE MICROINFORMÁTICA

Todo ativo de microinformática deve possuir um ciclo de vida, o qual deve representar seu estágio de utilidade diante do suporte de um ou mais serviços de TI oferecidos pela SEATEN.

A definição da linha de base de todos os componentes selecionados de um serviço é o ponto de partida no controle dos ativos, portanto, deve ser implementada e controlada. As alterações devem ser executadas respeitando os processos de gerenciamento de serviço. Controlar quaisquer modificações no ativo de microinformática ou interações entre eles é obrigatório.

9.2.1 Benefícios

• Habilitar os agentes do processo para que tenham conhecimento acerca do andamento do atendimento ao evento;

• Fornecer informações corretas sobre um ativo de microinformática;

• Fornecer insumos para tomada de decisão nos processos de gerenciamento de incidente, gerenciamento de problema, cumprimento de requisição e, principalmente, de gerenciamento de mudança;

• Possibilitar e rastrear os custos do parque tecnológico de TI sob a custódia da SEATEN.

9.3 POLÍTICA N. 3 – ESTABELECER UMA BIBLIOTECA DE MÍDIA DEFINITIVA ‒BMD

O armazenamento de versões definitivas e autorizadas de aplicativos, licenças e documentação associados são fundamentais e obrigatórios para o gerenciamento dos ativos de microinformática. Assim, devem-se alocar pessoas responsáveis em manter esses registros atualizados com o real uso por parte do CJF.

A publicidade dessas informações para usuários, clientes e parceiros é necessária, pois os auxiliarão no planejamento e dimensionamento de novos serviços de TI.

9.3.1    Benefícios

• Uso de aplicativos seguros e homologados;

• Controle dos aplicativos utilizados no parque tecnológico;

• Visibilidade do impacto de atualizações ou novas aquisições.

9.3.2 Razão

• Os ativos de microinformática possuem garantias, manuais, procedimentos de manutenção e manuseio, versões finais de instalações de aplicativos que necessitam ser armazenados e administrados com controles eficientes. Gestores podem ser responsabilizados no uso de softwares não autorizados ou sem licença de uso. Assim, a distribuição e o uso de aplicativos devem ser monitorados e controlados.

9.4 POLÍTICA N. 4 – REALIZAR VERIFICAÇÃO E AUDITORIA DOS ATIVOS DE MICROINFORMÁTICA

Deve haver uma definição do escopo de um ativo de microinformática. Essas informações são necessárias para a administração de cada ativo e devem ser registradas em um Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração ‒ CMDB, visando a sua identificação e o seu controle.

Sempre que necessário, o escopo dos ativos de microinformática deve ser atualizado de acordo com os insumos fornecidos, principalmente, pelos proprietários.

9.4.1 Benefícios

• Garantir o registro único de cada ativo de microinformática;

• Permitir o rastreamento de ativo de microinformática com uma determinada característica (capacidade, versão, localização etc.);

• Permitir a auditoria de determinados ativos, pois é armazenado um histórico de suas modificações;

• Auxiliar na investigação de incidentes e problemas;

• Facilitar a pesquisa de determinado ativo quando solicitado;

• Contribuir para o controle efetivo dos ativos de microinformática do CJF.

9.4.2 Razão

• É necessário o controle dos ativos de microinformática visando à manutenção do CMDB e do inventário utilizado pela SAD. Assim nasce a necessidade de definição de quais informações são necessárias para controlar e gerir um ativo de microinformática.

10. Papéis e Responsabilidades do Processo

10.1 Dono do processo

10.1.1 Perfil

Profissional com perfil de gestão e autoridade funcional instituída para alocar recursos, bem como definir a visão e os objetivos de negócio do processo.

Sugere-se que esse papel seja exercido por servidor público.

10.1.2 Objetivo

Garantir a sustentabilidade do processo de gerenciamento de ativos de microinformática.

10.1.3 Atividades

• Promover ações de melhoria no processo;

• Reportar sobre os resultados do processo;

• Prover os recursos para o funcionamento do processo e identificar atividades ou etapas do processo que estejam interferindo na velocidade exigida pelo negócio e propor melhorias.

10.1.4 Responsabilidades

• Garantir que um processo de ativos de microinformática seja adequado para o propósito;

• Deliberar sobre a visão e os objetivos de negócio do processo de ativos de microinformática;

• Deliberar sobre a alocação de recursos no processo de ativos de microinformática.

10.2 Gerente do processo

10.2.1 Perfil

Profissional com experiência em gerenciamento e coordenação de equipes de operações de TI. Sugere-se que esse papel seja exercido por servidor público.

10.2.2 Objetivo

Garantir, acompanhando e coordenando, a execução das políticas do gerenciamento de ativos de microinformática.

10.2.3 Atividades

• Planejar a metodologia de população dos itens de configuração no Sistema de Gerenciamento de Configuração, definindo critérios de coleta de informações;

• Prover relatórios gerenciais de análise e de estado da configuração;

• Planejar a população da base de ativos de serviço;

• Elaborar as campanhas de comprometimento com o processo de gerenciamento de ativos de microinformática.

10.2.4 Responsabilidades

• Apoiar a auditoria de itens de configuração;

• Apoiar os demais papéis na execução de suas atividades e responsabilidades;

• Garantir políticas e padrões para o gerenciamento de ativos de microinformática;

• Conscientizar todos os envolvidos da importância do processo.

10.3 Governança de TI

10.3.1 Perfil

Área responsável por monitorar o desempenho do processo, propor melhorias e avaliar necessidade de atualização.

10.3.2 Objetivos

Garantir a sustentabilidade do processo de ativos de microinformática

10.3.3 Atividades

• Promover ações de melhoria no processo;

• Prover os recursos para o funcionamento do processo e identificar atividades ou etapas do processo que estão interferindo na velocidade exigida pelo negócio e propor melhorias.

10.3.4          Responsabilidades

• Garantir que um processo de gerenciamento de ativos de microinformática seja adequado para o propósito;

• Deliberar sobre a visão e os objetivos de negócio do processo de gerenciamento de ativos de microinformática;

• Deliberar sobre a alocação de recursos no gerenciamento de ativos de microinformática.

11. FLUXOGRAMA GERAL DO PROCESSO

1. matriz a seguir documenta em linhas gerais os elementos utilizados para o mapeamento do processo:

11.1 Inclusão de ativo de microinformática

11.2 Solicitação de ativo de microinformática

11.3 Manutenção de ativo de microinformática

12. Atividades do processo de gerenciamento de ativos de microinformática

12.1 Inclusão de ativo de microinformática

1. A Secretaria de Administração ‒ SAD recebe os equipamentos adquiridos.

2. A SAD gera o número de patrimônio, insere no sistema de inventário para controle e cola a placa com o código de barras no ativo.

3. Quando solicitada, a SAD transfere os ativos de microinformática para a SEATEN.

4. A SEATEN recebe os equipamentos.

5. A SEATEN atualiza seu inventário de controle com o novo ativo de microinformática.

6. A SEATEN configura o equipamento com as diretrizes definidas pelo CJF.

7. A SEATEN disponibiliza o equipamento para uso quando solicitado.

12.2 Solicitação de ativo de microinformática

1. O requisitante solicita um ativo de microinformática, por meio da central de serviços.

2. A SEATEN analisa a solicitação (chamado) com base em critérios predefinidos.

3. Caso o pedido NÃO seja aprovado, o requisitante é informado sobre os motivos e o chamado é fechado.

4. Caso o pedido SEJA aprovado, a SEATEN separa o ativo, faz as atualizações necessárias e o confere.

5. O Serviço de Atendimento ao Cliente ‒ SAC gera um termo de transferência de carga e anexa-o ao chamado.

6. O requisitante assina o termo de recebimento do ativo solicitado.

7. O SAC entrega o termo assinado para a SEATEN, que atualiza o inventário de controle com a informação de saída do ativo e informa, por e-mail, à SAD.

8. O chamado é fechado.

12.3 Manutenção de ativo de microinformática

1. A central de serviços recebe um chamado sobre ativo de microinformática que esteja com mau funcionamento.

2. O SAC avalia o ativo, verifica se pode ser reparado e, com base na avaliação, define o fluxo a ser seguido.

3. Caso o ativo não tenha defeito, é devolvido para operação.

4. Caso o ativo possa ser reparado e esteja dentro do prazo da garantia, o subprocesso “Acionar garantia” é iniciado. Após a devolução do item de configuração pela empresa responsável, a SEATEN verifica se o ativo foi reparado e, em caso positivo, este é devolvido para a operação. Se não tiver sido reparado, a empresa é acionada para que entregue um equipamento de backup até que o item com defeito seja reparado;

5. Caso o ativo possa ser reparado e esteja sem cobertura de garantia, o SAC realiza a manutenção do ativo de microinformática. Se tiver sido reparado, este é devolvido para operação.

6. Caso não tenha reparo, o ativo é etiquetado para ser doado e o inventário de controle é atualizado com as informações do referido ativo;

7. A atividade “atualizar o inventário” é acionada quando houver alguma mudança no estado do CMDB. Os ativos de microinformática retirados de operação precisam atualizar as informações no inventário de controle.

8. A SEATEN encaminha para doação os ativos sem uso para o CJF via Sistema Eletrônico de Informações ‒ SEI.

9. O chamado é fechado com as informações necessárias e o processo é encerrado.

13. PRAZO DE REVISÃO

Este documento deve ser revisado anualmente, a partir da data de sua publicação, ou sempre que necessário, por força de leis e regulamentos, bem como para adaptação às necessidades de TI e de negócio.

14. RESPONSÁVEL PELA ATUALIZAÇÃO

A área de Governança de Tecnologia da Informação é responsável pela revisão, manutenção e atualização deste documento. Toda alteração deve ser registrada em nova versão e estar sob controle do processo de ativos de microinformática.

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Autenticado eletronicamente por Juíza Federal SIMONE DOS SANTOS LEMOS FERNANDES, Secretária-Geral, em 07/07/2020, às 17:12, conforme art. 1º, §2º, III, b, da Lei 11.419/2006.

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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.cjf.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 informando o código verificador 0133695 e o código CRC C59324F7.

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