SEI/CJF - 0110698

JUSTIÇA FEDERAL

CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL

Dispõe sobre a reserva e o uso dos auditórios, das salas de aula e dos espaços similares na sede do Conselho da Justiça Federal.

O PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar a utilização dos espaços físicos do Conselho da Justiça Federal, de acordo com as suas finalidades institucionais, o interesse público e a respectiva capacidade de ocupação;

CONSIDERANDO as restrições orçamentárias impostas pela Emenda Constitucional n. 95;

CONSIDERANDO o desgaste dos móveis e equipamentos utilizados em eventos, e a importância de serem estabelecidos critérios para o uso racional destes recursos públicos;

CONSIDERANDO a necessidade de se estabelecer uma relação de parceria com os Órgãos externos que demandam a utilização dos espaços do Conselho, em especial os que realizam eventos destinados à capacitação, ao aperfeiçoamento ou similares, com vistas a proporcionar o acesso dos Juízes auxiliares e dos servidores do Conselho nestes eventos;

Art. 1º Regulamentar a reserva e o uso dos espaços destinados à realização de eventos da sede do Conselho da Justiça Federal.

I – o auditório externo, localizado na parte externa do edifício-sede, tem capacidade de 303 lugares;

II – o auditório da Biblioteca, localizado no subsolo do edifício-sede, tem capacidade de 45 lugares;

III – as salas de aula, números 4/5, 6/7, 8/9, localizadas na parte externa edifício-sede, junto ao auditório, tem capacidade de 30 lugares;

IV – a sala Espaço da Biblioteca, localizada no subsolo do edifício-sede, com capacidade de 100 lugares;

V – o laboratório de informática, localizado na parte externa do edifício-sede, junto ao auditório, tem capacidade de 22 lugares;

Parágrafo único. Poderá haver utilização simultânea dos espaços por 2 ou mais eventos, desde haja compatibilidade e atenda os padrões de segurança.

Art. 2º A utilização de qualquer das unidades referidas no Artigo 1º observará o disposto nesta norma e as demais regras voltadas à conservação do patrimônio e da imagem institucionais.

Art. 3º Mediante expressa autorização da Secretária-Geral do CJF, os espaços destinados à realização de eventos poderão ser disponibilizados a entidades parceiras, respeitadas as disposições desta Portaria.

I – Os usuários externos deverão encaminhar suas solicitações com pelo menos 15 (quinze) dias de antecedência da data de realização do evento;

III – Assim que for cientificado sobre a disponibilidade de uso, o usuário solicitante deverá juntar ao processo o termo de Autorização de Uso e de Responsabilidade.

§ 1º O CJF não cobrará das entidades parcerias pela utilização de suas instalações, mas poderá exigir ressarcimento quando houver custos operacionais significativos, a critério da Secretaria-Geral.

§ 2º Quando se tratar de curso de capacitação, treinamento ou de palestras destinadas a servidores ou magistrados, o Órgão parceiro deverá disponibilizar cota de participação ao CJF.

Art.4º As unidades do CJF que desejarem fazer reserva de espaços para eventos deverão:

I – Consultar na agenda institucional do Conselho (Outlook) se há disponibilidade do espaço para a data pretendida;

II - Instaurar processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, instruindo o pedido de reserva com o Formulário para Agendamento de Reuniões e Eventos devidamente preenchido;

III – Submeter o pedido à Secretaria-Geral, observando o prazo mínimo de 5 (cinco) dias de antecedência do evento;

Parágrafo único. Autorizado o uso dos espaços pelo titular da Secretaria-Geral, o processo será encaminhado imediatamente para todas as unidades administrativas que irão atuar no suporte técnico ao evento.

Art. 5º É vedada a realização de eventos externos e internos nos dias de sessão dos Órgãos Colegiados do Conselho, salvo se houver expressa autorização do Ministro Presidente.

I- pela utilização do espaço cedido somente para o fim autorizado, mantendo-o em perfeito estado de uso e conservação.

II - pelos danos causados por ação ou omissão, à propriedade, às instalações ou aos equipamentos do CJF.

III- pela restituição do espaço nas mesmas condições em que recebeu, devendo promover a retirada de banners, cartazes, faixas e decorações imediatamente ao término do evento.

Parágrafo único. Caso o solicitante não promova a imediata reparação dos danos ocorridos, o Conselho procederá a avaliação, a fim de ser ressarcido dos eventuais prejuízos e, caso não haja ressarcimento espontâneo, poderá valer-se dos meios legais para tanto.

Ar. 7º O CJF não fornecerá serviços de garçons, copeiras, forros de mesa, nem quaisquer outros dessa natureza nos eventos promovidos por usuários externos;

Parágrafo único. O serviço de coffee break não poderá ser disponibilizado junto ao auditório principal.

Art. 8º Na hipótese de haver autorização para a montagem ou manuseio de equipamentos mecânicos, elétricos, eletrônicos, sonoros, acústicos, sanitários, hidráulicos ou que possam representar potencial risco de sinistro ou interferência no funcionamento das instalações próprias do Conselho, deverá haver a presença de um responsável por seu adequado funcionamento durante todo o evento.

§ 1º Os equipamentos audiovisuais instalados no auditório (mesa de áudio, câmeras, projetores e computador para projeção), serão manejados exclusivamente por profissionais do Conselho, ficando sob a responsabilidade do solicitante apenas a disponibilização de um servidor/colaborador, para organizar e executar as projeções (PowerPoint e vídeos).

§ 2º Os solicitantes que desejarem poderão trazer seus equipamentos, sendo que a instalação e o teste de funcionamento deverão ser feitos com pelo menos uma hora de antecedência do evento, e sempre na presença de profissionais do CJF.

Art. 9º O solicitante deverá juntar ao processo, até 3 (três) dias antes do evento, a programação completa, com os horários, inclusive de intervalos, a composição das mesas, o nome dos palestrantes, bem como a lista de todos os participantes, externos e colaboradores, com destaque para pessoas eventualmente em situação de risco presumido ou efetivo.

Parágrafo único. Verificada a presença de qualquer risco aos participantes, poderá haver condicionamento da realização do evento à contrapartida de auxílio específico na área de segurança, a ser definido no caso concreto pela Assessoria de Segurança Institucional.

Art. 10º A utilização das áreas de circulação ocorrerá, excepcionalmente e sem prejuízo de suas funcionalidades, para eventos institucionais e culturais, inclusive exposições e similares, de caráter especial e temporário, de cunho informativo e educativo.

Parágrafo único. São consideradas áreas de circulação as vinculadas aos auditórios, os ambientes compreendidos pelo hall principal de entrada, foyer, salão de recepção e áreas internas e externas equivalentes.

Art. 11 Em caso de desistência ou da necessidade de reprogramação do evento agendado, o interessado deverá peticionar no processo respectivo, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias, para fins de atualização da agenda e desmobilização do planejamento das unidades administrativas destacadas para atuar no suporte ao evento.

Autenticado eletronicamente por Ministro JOÃO OTÁVIO DE NORONHA, Presidente, em 07/04/2020, às 17:16, conforme art. 1º, §2º, III, b, da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.cjf.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 informando o código verificador 0110698 e o código CRC 8DF2C588.